Заказное письмо - это официальный способ отправки важной корреспонденции с подтверждением вручения. Рассмотрим правила составления и оформления таких писем для различных ситуаций.
Содержание
Основные случаи отправки заказных писем
| Ситуация | Тип письма |
| Юридические уведомления | Письмо с уведомлением о вручении |
| Деловая переписка | Официальное заказное письмо |
| Претензии и жалобы | Заказное письмо с описью вложения |
Структура заказного письма
Обязательные элементы
- Шапка письма (реквизиты отправителя)
- Дата составления
- Регистрационный номер (исходящий)
- Адрес получателя
- Заголовок ("Официальное уведомление", "Претензия" и т.д.)
- Основной текст
- Подпись отправителя
- Приложения (если есть)
Примеры содержания для разных типов писем
| Тип письма | Что писать |
| Претензионное | Четкое описание проблемы, требования, сроки решения |
| Уведомление | Суть уведомления, ссылки на нормативные акты |
| Официальный запрос | Обоснование запроса, перечень запрашиваемых документов |
Юридически значимые письма
- Указывайте точные даты и сроки
- Делайте ссылки на законы и договоры
- Сохраняйте копию письма и квитанцию об отправке
- Используйте опись вложения для ценных документов
Оформление конверта
Правила заполнения
- Адрес отправителя в левом верхнем углу
- Адрес получателя - в правой нижней части
- Четкий разборчивый почерк или печатный текст
- Пометка "Заказное" на лицевой стороне
Дополнительные отметки
| Пометка | Когда использовать |
| "С уведомлением" | Для подтверждения получения |
| "С описью вложения" | При отправке ценных документов |
Важные нюансы
- Для юридической силы письма сохраняйте квитанцию
- Срок хранения заказных писем на почте - 30 дней
- При отказе от получения составляется акт
