Как сделать акт расхождения в ЭДО

Акт расхождения – это документ, который фиксирует разногласия между поставщиком и покупателем при приемке товара. В электронном документообороте (ЭДО) его оформление имеет свои особенности. Рассмотрим пошаговый процесс создания акта расхождения в ЭДО.

1. Подготовка к составлению акта

Перед формированием акта расхождения необходимо убедиться в наличии следующих данных:

• Реквизиты первичного документа (например, накладной или счета-фактуры);
• Информация о выявленных расхождениях (количество, качество, ассортимент);
• Доказательства расхождений (фото, видео, экспертные заключения).

2. Формирование акта расхождения в ЭДО

Процесс создания акта зависит от используемой системы электронного документооборота. Общий алгоритм выглядит так:

1. Авторизуйтесь в системе ЭДО.
2. Найдите исходный документ, по которому обнаружены расхождения.
3. Выберите опцию "Создать акт расхождения" или аналогичную.
4. Заполните обязательные поля формы.

Какие данные нужно указать в акте:

3. Подписание и отправка акта

После заполнения всех полей:

• Проверьте правильность внесенных данных.
• Подпишите документ электронной подписью.
• Отправьте контрагенту через систему ЭДО.

4. Дальнейшие действия

После отправки акта:

1. Дождитесь ответа контрагента.
2. При необходимости проведите переговоры.
3. Зафиксируйте решение (возврат, уценка, допоставка).
4. При отсутствии согласия – готовьте претензию.

Важные нюансы:

• Сроки составления акта – обычно до 5 рабочих дней с момента приемки.
• Акт должен быть подписан обеими сторонами.
• В некоторых системах ЭДО есть типовые шаблоны актов.

Правильное оформление акта расхождения в ЭДО помогает минимизировать конфликты и ускоряет процесс урегулирования разногласий.